Datenschutzerklärung

Stand: 10. Mai 2026

1. Verantwortlicher (Art. 4 Nr. 7 DSGVO)

Nova Wohnraum Oberfranken GmbH
Spiegel 53, 95326 Kulmbach, Deutschland
Telefon: +49 9221 8274280
E-Mail allgemein: info@novawohnraum.de
Datenschutz-Anfragen: datenschutz@novawohnraum.de
Geschäftsführer: Alexandre Descieux, Dashnor Luka
Handelsregister: Amtsgericht Bayreuth, HRB 6926

2. Geltungsbereich

Diese Erklärung gilt für die Domain novawohnraum.de sowie für unsere weiteren Online-Auftritte (zanova.eu, heykairos.de, checkin.heykairos.de) und alle damit verknüpften Buchungs-, Check-in- und Kommunikations-Prozesse.

3. Verarbeitete Daten und Zwecke

3.1 Buchungs- und Gästeverwaltung

Datenkategorien: Name, Anschrift, Reisedaten (An-/Abreise), Buchungsdetails (Preis, Objektzuordnung, Plattform), Zahlungsstatus, Telefon, E-Mail.

Quelle: Smoobu Channel Manager (Airbnb, Booking.com, Fewo-direkt, Direktbuchung).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Speicherdauer: 10 Jahre (§ 257 HGB / § 147 AO).

3.2 Meldescheinwesen

Datenkategorien: Vor-/Nachname, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Anschrift, Ausweis-/Passnummer, An-/Abreisedatum, Unterschrift, Begleiter.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. §§ 29, 30 BMG.

Speicherdauer: maximal 1 Jahr nach Abreise (§ 30 Abs. 4 BMG); danach automatische Löschung.

3.3 Übermittlung an die Bundesnetzagentur (KVDG / EU 2024/1028)

Auf Grundlage der Verordnung (EU) 2024/1028 sowie des Kurzzeitvermietungs-Datenaustausch-Gesetzes (KVDG) übermitteln die von uns genutzten Buchungs-Plattformen (Airbnb, Booking.com, Fewo-direkt) ab dem 20. Mai 2026 monatlich Buchungs- und Belegungsdaten zu unseren Unterkünften an die Bundesnetzagentur als zentrale digitale Zugangsstelle. Wir stellen den Plattformen die kommunalen Registrierungsnummern der jeweiligen Unterkunft zur Verfügung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. Verordnung (EU) 2024/1028 und KVDG.

Die Speicherdauer bei der Bundesnetzagentur richtet sich nach den Vorgaben des KVDG bzw. der Verordnung (EU) 2024/1028.

3.4 Gästekommunikation (E-Mail / WhatsApp)

Datenkategorien: Name, Telefonnummer, E-Mail, Nachrichteninhalte, Buchungsreferenz, Sprache.

Versandwege: E-Mail; WhatsApp Business Platform (über Business Solution Provider und Meta).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag); Bewertungsbitten: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

Speicherdauer: 6 Monate für Gästedaten; 10 Jahre für buchungsrelevante Korrespondenz (§ 257 HGB).

3.5 Online-Check-in und Zugangscodes

Datenkategorien: digitale Unterschrift, Ausweisdaten (siehe 3.2), zeitlich begrenzte Smart-Lock-Codes.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (BMG).

Speicherdauer: Codes automatisch nach Abreise; Smart-Lock-Activity-Logs 90 Tage; Meldescheindaten siehe 3.2.

3.6 KI-gestützte Nachrichtenanalyse

Eingehende Gästenachrichten werden durch KI-Modelle (in der EU, Region Frankfurt) auf Sentiment, Dringlichkeit und Aufgabenerkennung analysiert. Es findet keine automatisierte Einzelentscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt — Ergebnisse sind ausschließlich Vorschläge für unsere Mitarbeiter, die jede Aktion eigenverantwortlich prüfen und freigeben.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizientem Gästemanagement).

Speicherdauer: 6 Monate.

3.7 Eigentümer-Abrechnungen / Buchhaltung

Datenkategorien: Eigentümer-Stammdaten, Bankdaten, Umsätze pro Objekt, Reinigungskosten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (steuerliche Pflichten).

Speicherdauer: 10 Jahre (§ 257 HGB / § 147 AO).

3.8 Website-Besuch (Server-Logs)

Datenkategorien: gekürzte IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, aufgerufene URL, Browser-/Geräte-Informationen, Referrer-URL.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer Betrieb, Missbrauchsvermeidung).

Speicherdauer: 30 Tage.

3.9 Kontaktaufnahme

Datenkategorien: Name, Kontaktdaten, Inhalt der Anfrage.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

Speicherdauer: 6 Monate nach Erledigung; bei vertraglich relevanten Anfragen 10 Jahre.

4. Empfänger und Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO)

Wir setzen Auftragsverarbeiter mit AVV in folgenden Kategorien ein:

• Hosting- und Edge-Infrastruktur (EU + USA mit DPF/SCCs)
• Buchungs-Plattformen und Channel-Manager (EU)
• Messaging-Dienste / WhatsApp Business (EU + USA mit DPF/SCCs)
• KI-Dienste zur Nachrichten-Analyse (EU, Region Frankfurt)
• Buchhaltungs- und Rechnungs-Software (EU)
• Smart-Lock-Dienste (EU)
• Error-Tracking / Monitoring (USA mit DPF/SCCs)

Drittlandempfänger (USA) — namentlich gemäß Art. 13 Abs. 1 lit. f DSGVO:

• Cloudflare Inc. — Datenstandort EU/WEUR, EU-US Data Privacy Framework + SCCs
• Meta Platforms Inc. — DPF + SCCs
• Functional Software Inc. (Sentry) — DPF + SCCs

Eine vollständige Liste unserer Auftragsverarbeiter mit Sitz und Verarbeitungs-Zweck halten wir bereit und stellen sie auf Anfrage zur Verfügung (datenschutz@novawohnraum.de).

Behördliche Empfänger auf gesetzlicher Grundlage: Meldebehörden (BMG §§ 29, 30); Bundesnetzagentur als zentrale digitale Zugangsstelle (KVDG, indirekt über die Buchungs-Plattformen); Steuer-, Aufsichts- und Strafverfolgungsbehörden bei berechtigter Anforderung.

5. Drittlandtransfer (Art. 44 ff. DSGVO)

Eine Übermittlung in die USA erfolgt ausschließlich an Empfänger, die nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert sind, ergänzt um Standardvertragsklauseln (SCCs). Der Hauptdatenbestand verbleibt in der EU.

6. Buchungen über externe Plattformen

Wenn Sie über Airbnb, Booking.com oder Fewo-direkt bei uns buchen, verarbeiten diese Plattformen Ihre Daten in eigener Verantwortung (Art. 4 Nr. 7 DSGVO). Es gelten zusätzlich deren Datenschutzbestimmungen.

7. Cookies und Web-Storage (§ 25 TDDDG)

Diese Website setzt nur unbedingt erforderliche technische Cookies ein (z. B. Sicherheits-Cookies des Hosting-Providers). Diese sind nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG einwilligungsfrei. Soweit unsere Website einen Cookie-Banner einsetzt, holen wir vor dem Setzen einwilligungspflichtiger Cookies Ihre aktive Einwilligung ein; den Widerruf können Sie jederzeit über die Cookie-Einstellungen mit Wirkung für die Zukunft erklären (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Es findet kein nutzerbezogenes Marketing-/Tracking-Profiling statt, das eine Einwilligung erforderte.

8. Ihre Rechte (Art. 15 ff. DSGVO)

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Anfragen richten Sie bitte an: datenschutz@novawohnraum.de

9. Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO)

Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18, 91522 Ansbach
Telefon: +49 981 180093-0
www.lda.bayern.de

10. Pflicht zur Bereitstellung

Die Bereitstellung der Buchungs- und Meldescheindaten ist gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben (§§ 29, 30 BMG; § 311 Abs. 1 BGB i. V. m. § 535 BGB). Ohne diese Daten kann eine Buchung bzw. Beherbergung nicht durchgeführt werden. Die Bereitstellung von Telefon, E-Mail und der digitalen Unterschrift ist freiwillig, erleichtert aber den Check-in-Prozess.

11. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Es findet keine automatisierte Einzelentscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. KI-gestützte Vorschläge (siehe 3.6) werden ausschließlich durch unsere Mitarbeiter bewertet, bevor Aktionen erfolgen.

12. Aktualität und Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung an die rechtliche und technische Entwicklung anpassen. Den jeweils aktuellen Stand finden Sie hier sowie auf heykairos.de/#datenschutz.